The VAT payable account, coded 4423, represents the amount I am obliged to pay. The VAT receivable account, coded 4424, shows me the moment when the investments I have made in the company have exceeded the value of the VAT collected from the sales. The notion of Value Added Tax means that, if I do not make investments, I have VAT to pay - therefore, the alternative for me is to bring value to the VAT from suppliers.
var vatPayableAccount: Int?
var vatReceivableAccount: Int?
One of the most important accounts also present in the Class IV of accounts - Receivables and Payables - is the customers’ account, coded 411. Here are the Invoices I have to collect. It is very important to have an analytical balance in order to understand this account: if I do not have the details of the Invoices by age and the 3 years in which I had the right to sue the bad payers pass, I can say goodbye to those amounts, and I will reduce the profit with the respective amounts. So, it is crucial to ask the accountant for the analytical balance, to reconcile with what I know is collected - and I must permanently and consistently act to recover the money.
var customersAccount: Int?A negative example with very serious consequences: if I have credit balances - i.e. 411 has a balance on the ending credit balance column - this means that I have collected and not issued an invoice, or the accountant has not entered the invoice in the accounts. What does this error mean? It means that, for the missing invoice, I did not pay the VAT, if my company is a VAT payer, I did not pay the profit tax or the income tax of the micro-enterprises - which generates costly increases and penalties, which I will also have to support from profit. If I did not foresee this risk as a margin, in the selling price of goods or services - the risk is that, at some point, I will have to pay increases and penalties, I will not be able to cover them, and they will accumulate in the loss I will record.
For accounts on credit - all accounts of suppliers, coded 401 - I also need to ask the accountant for an analytical balance, in which I will have, in a mirror, what I have to pay: I must ensure there are no bills double recorded, meaning that I took advantage of a tax benefit, lowering the VAT, I also benefited from the expense, which, in the same way, attracts consequences. I have to ask for the analytical balance for the suppliers and to reconcile the suppliers I still have to pay: for any discrepancy I have to ask the accountant for an account sheet, which we can reconcile together.
var suppliersAccount: Int?Also, in the balance I find the account of advance payments to suppliers, coded 409. Again, I have to ask the accountant for an analytical balance and an account statement, which we should reconcile, because this account is what I paid to the suppliers as an advance, and they have not yet delivered the good or service - so I need to ask for a Cancellation Invoice and be able to receive the good or service in the company's patrimony.
var advancePaymentsToSuppliersAccount: Int?In the mirror, on the credit side, I find the account of advance payments from customers, coded 419, which is the account of advances received by my company from customers to whom I have not yet delivered the products or services. Likewise, I have to invoice it, because it must always correspond to the maximum duration term of the advance in the contract, because its non-recognition in the Profit or Loss Account, at the maturity of the contract, also generates increases and penalties for non-declaring and non-paying of profit tax and VAT, which may fall under the scope of the Law for Preventing and Combating Tax Evasion.
var advancePaymentsFromCustomersAccount: Int?To make sure that the taxes are declared correctly and that I do not have any missing tax return, I can ask the accountant, on a monthly basis, for a tax certificate. Thus, I will have the certainty that taxes were calculated correctly, that all tax returns were submitted on time - and I can prevent unpleasant situations that can even lead to blocked accounts.
var taxCertificate: Bool?TVA-ul reflectat în balanță: semnale de alertă
Contul de TVA de plată, codificat 4423, este aplicabil în cazul companiilor care sunt plătitoare de TVA - și are, întotdeauna, sold creditor, ce reprezintă obligația de plată. Contul de TVA de recuperat, codificat 4424, îmi arată momentul în care investițiile pe care le-am efectuat în firmă au depășit valoarea TVA-ului colectat din vânzare. Noțiunea de Taxă pe Valoarea Adăugată înseamnă că, dacă nu fac investiții, am TVA de plată - iar alternativa este să vin cu un plus de valoarea față de TVA-ul de la furnizori.
Tot printre conturile din Clasa IV (creanțe și datorii), unul dintre cel mai importante conturi este cel de clienți, codificat 411. Aici sunt facturile pe care le am de încasat. Este foarte important să am o balanță analitică pentru a putea înțelege acest cont: dacă nu am detalierea facturilor pe vechime și trec 3 ani în care aveam dreptul să îi acționez în instanță, pot să îmi iau la revedere de la sumele respective, urmând să îmi reduc profitul cu sumele respective. Așadar, este critic să îi cer contabilului balanța analitică, să reconciliez cu ceea ce știu că este încasat - și trebuie să acționez pentru a recupera banii.
Un exemplu de AȘA NU având consecințe foarte grave: dacă am solduri creditoare - adică 411 are pe coloana de sold final creditor o valoare - acest lucru înseamnă că am încasat și nu am emis factură, sau contabilul nu a introdus factura respectivă în contabilitate. Ce semnifică această scăpare? Înseamnă că, pentru factura-lipsă respectivă, nu am plătit TVA-ul, dacă firma mea este plătitor de TVA, nu am plătit impozitul pe profit sau impozitul pe venitul microîntreprinderilor - lucru care generează majorări și penalități costisitoare, pe care le voi suporta tot din profit. Dacă nu am prevăzut și acest risc ca marjă, în prețul de vânzare a bunurilor sau de prestare a serviciilor - riscul că, la un moment-dat, va trebui să plătesc o majorare și o penalitate, nu voi putea să le acopăr, ele se vor acumula în pierderea pe care o voi avea.
Pentru conturile pe credit - toate conturile de furnizori, codificat 401 - la fel, trebuie să cer contabilului o balanță analitică, în care voi avea, în oglindă, ceea ce am de plătit: să nu cumva să am facturi înregistrate duble, ceea ce înseamnă că am beneficiat de o facilitate, scăzând TVA-ul, am beneficiat și de cheltuială, care, la fel, atrage niște consecințe. Trebuie să îi cer balanța analitică la furnizori și să punctez - să reconciliez - furnizorii pe care îi mai am de plată: pentru orice neconcordanță trebuie să întreb contabilul și să îi cer o fișă de cont, pe care să o punctăm împreună.
Tot în balanță regăsesc contul de furnizori-debitori, codificat 409, în care se află avansurile plătite către furnizori. La fel, trebuie să cer contabilului o balanță analitică și o fișă de cont, pe care să le punctăm, deoarece acest cont reprezintă ceea ce am plătit furnizorilor ca și avans, iar ei încă nu au livrat bunul sau serviciul respectiv - pe care trebuie să cer factură de storno și să pot recepționa bunul sau serviciul în patrimoniul companiei.
În oglindă, pe partea de credit, regăsesc contul de clienți-creditori, codificat 419, care este contul de avansuri încasate de către firma mea de la clienți cărora încă nu le-am livrat produsele sau serviciile. La fel, trebuie să îl facturez, pentru că trebuie, întotdeauna, să corespundă cu termenul din contract al avansului de stingere, pentru că nerecunoașterea lui în contul de profit și pierdere, la termenul de scadență din contract, îmi generează, la fel, niște majorări și penalități pentru nedeclararea și neplata impozitului pe profit și al TVA-ului, ceea ce poate intra chiar sub incidența Legii pentru prevenirea și combaterea evaziunii fiscale.
Ca să am siguranța că taxele sunt corect declarate și că nu am vreo declarație fiscală lipsă, pot să îi cer contabilului, lunar, un certificat fiscal. Astfel, voi avea certitudinea că taxele sunt corect calculate, că toate declarațiile fiscale sunt depuse la timp - și previn situații neplăcute care pot conduce inclusiv la conturi blocate.