Stay compliant: update your company’s CAEN code to avoid penalties. Learn the process, deadlines, and potential sanctions.
New CAEN Code Classification Required by ONRC
All companies in Romania must update their CAEN codes to comply with the new CAEN Rev. 3 classification at the National Trade Register Office (ONRC). This update ensures that business activities align with current European and national standards.
Why Is the CAEN Code Update Necessary?
Alignment with EU regulations – The new CAEN Rev. 3 classification is harmonised with NACE Rev. 2, ensuring consistency across European markets.
Clearer business classification – Accurate CAEN codes help prevent confusion in financial and tax reporting.
Access to funding and public tenders – Some outdated CAEN codes may become inactive, limiting access to EU funds or public contracts.
Tax compliance – The correct CAEN code impacts your company’s tax obligations and applicable levies.
How to Update Your CAEN Code at ONRC
To ensure compliance, businesses must follow these steps:
1. Identify the Correct CAEN Code
Check the new CAEN Rev. 3 classification on the ONRC or Ministry of Economy website.
Compare your existing CAEN code with the new equivalents.
2. Submit the CAEN Code Update Request
Complete and file a modification request at ONRC.
Attach the following documents:
Updated Articles of Association (if necessary).
Shareholders’ General Meeting (AGA) resolution or administrator’s decision approving the change.
Proof of ONRC fee payment (if applicable).
3. Processing Time
ONRC will review the request and issue an approval decision within approximately 5 working days. The new CAEN code will be officially registered in the company’s certificate of registration.
Penalties for Failing to Update the CAEN Code
Companies that fail to update their CAEN codes before the deadline may face:
Fines of up to 5,000 RON, as per Law No. 26/1990 on the Trade Register.
Operational restrictions, including potential issues with ANAF (VAT, tax deductions, or fiscal registrations).
Ineligibility for public tenders or EU funding.
Limitations on business expansion until the CAEN code is updated.
Expert Assistance Available
For professional support with the CAEN Rev. 3 update, lawyer Andrei Alexandru Popescu offers expert legal assistance. With over 18 years of experience, he provides guidance on document preparation and submission at ONRC.
For assistance, contact:
Popescu Andrei Alexandru
Registered at The National Union of Romanian Bar Associations
Bucharest, Str. Matei Basarab, nr. 36, et.1, ap.3, Sector 3
+40721.368.131
Actualizarea Codului CAEN REV. 3 la ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului) – Importanță, Necesitate, Operațiuni și Sancțiuni
Toate firmele din România trebuie să își actualizeze codurile CAEN conform noii clasificări CAEN Rev. 3 la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Această actualizare este necesară pentru alinierea activităților economice la standardele europene și naționale actuale.
1. Importanța și Necesitatea Actualizării CAEN
Armonizare cu legislația europeană: Noul sistem CAEN Rev. 3 este aliniat cu Nomenclatorul European NACE Rev. 2.
Claritate și precizie în activitățile economice: Actualizarea codurilor permite o mai bună evidență și clasificare a firmelor, evitând confuziile în raportările financiare și fiscale.
Acces la finanțări și licitații publice: Unele coduri vechi pot deveni inactive, iar firmele trebuie să le actualizeze pentru a putea accesa anumite fonduri europene sau licitații.
Conformitate cu cerințele fiscale: Corectitudinea codului CAEN influențează obligațiile fiscale și tipurile de impozite aplicabile.
2. Operațiuni pentru Actualizarea Codului CAEN
Firmele trebuie să urmeze acești pași pentru actualizarea codului CAEN la ONRC:
a) Verificarea noului cod CAEN corespunzător activității firmei
Se consultă noua clasificare CAEN Rev. 3 disponibilă pe site-ul ONRC sau la Ministerul Economiei.
Se compară vechiul cod CAEN cu noile echivalente din Rev. 3.
b) Depunerea cererii de actualizare la ONRC
Se completează și depune o cerere de modificare a codului CAEN la Registrul Comerțului.
Se atașează următoarele documente:
Actul constitutiv actualizat, dacă este necesar.
Hotărârea Adunării Generale a Asociaților (AGA) sau decizia administratorului pentru schimbarea codului CAEN.
Dovada achitării taxelor ONRC, dacă sunt aplicabile.
c) Termene și Procedură
ONRC analizează cererea și emite o decizie de aprobare în termen de aproximativ 5 zile lucrătoare.
Noua activitate este înregistrată oficial în certificatul constatator al firmei.
3. Sancțiuni pentru Neactualizarea Codului CAEN
Firmele care nu își actualizează codurile CAEN până la termenul stabilit pot fi sancționate astfel:
Avertisment sau amendă de până la 5.000 RON conform Legii nr. 26/1990 privind Registrul Comerțului.
Refuzul unor operațiuni fiscale: Codurile CAEN neactualizate pot duce la probleme în relația cu ANAF (ex: TVA, impozite, deduceri).
Restricții la participarea în licitații publice sau accesarea fondurilor europene.
Imposibilitatea extinderii activității până la clarificarea codurilor CAEN.
4. Recomandări pentru Firme
Verifică din timp noile coduri CAEN Rev. 3 și identifică impactul asupra activității.
Actualizează actele societății și depune cererea la ONRC înainte de termen.
Pentru operațiunile de actualizare privind coduri CAEN Rev. 3, în calitate de avocat cu o experiență de peste 18 ani în domeniu, vă poate ajuta dl. avocat Popescu Andrei Alexandru, înregistrat la UNIUNEA NAȚIONALĂ A BAROURILOR DIN ROMÂNIA cu CABINET INDIVIDUAL DE AVOCATURĂ ,,POPESCU MARIN” având sediul București, str. Matei Basarab nr. 36, et.1, ap.3, sector 3, tel. mobil: 0721.368.131, e-mail: office_popescuandrei@yahoo.ro.
Baza legală
Ordinul nr. 2.938/C/2024 privind măsurile și procedurile pentru punerea în aplicare a Clasificării activităților din economia națională - CAEN Rev. 3, în ceea ce privește persoanele fizice și juridice supuse înregistrării în registrul comerțului, și pentru modificarea anexelor nr. 2a și 2b la Ordinul ministrului justiției nr. 5.307/C/2022 pentru aprobarea formatului formularului-tip de act constitutiv, a formatului cererii de înregistrare, a formatului, a elementelor de siguranță și a structurii certificatului de înregistrare, în formă letrică și electronică, a modelului declarației-tip pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității, a modelului certificatului constatator privind înregistrarea declarației pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității și a structurii identificatorului unic la nivel european - EUID
(Monitorul Oficial nr. 1323/30.12.2024)
Conform ONRC acest act normativ emis de Ministerul Justiției are ca scop sprijinirea mediului de afaceri prin simplificarea procesului de actualizare a obiectului de activitate, în conformitate cu CAEN Rev. 3, această obligație a a actualizării fiind prevăzută de Ordinul INS nr. 377/2024, referitor la actualizarea obiectului de activitate, care este aplicabil începând cu data de 1 ianuarie 2025.
Ordinul INS 377/2024 stabilește cadrul legislativ pentru implementarea noii clasificări, care este concepută pentru a răspunde cerințelor economiei de piață și pentru a se alinia standardelor europene. CAEN Rev.3 va asigura o corespondență directă (1:1) cu NACE Rev.2.1, clasificare ce va fi implementată la nivel european în aceeași perioadă.
Pentru a facilita încadrarea corectă a activităților economice, INS a publicat pe pagina sa oficială structura completă a CAEN Rev.3, precum și tabelul de corespondență CAEN Rev.2 - CAEN Rev.3.
Având în vedere că implementarea CAEN Rev.3 în economia românească se va realiza prin intermediul ONRC, instituția va publica, în perioada imediat următoare, pe pagina sa de internet, la secțiunea Important, informațiile despre documentele necesare, precum și procedura specifică pentru înregistrarea mențiunii privind actualizarea obiectului de activitate în registrul comerțului, conform noii clasificări.
Astfel, având în vedere obligația de actualizare a obiectului de activitate, la nivelul ONRC a fost stabilită procedura necesară pentru implementarea actualizării, fiind astfel realizată conformitatea cu noile reglementări.
Conform procedurii, începând cu data de 1 ianuarie 2025, profesioniștii completează Cererea de înregistrare în registrul comerțului (original)-(acest formular actualizat va fi disponibil începând cu data de 01.01.2025), în care se va preciza obiectul principal de activitate conform CAEN Rev. 3. Cererea de înregistrare în registrul comerțului poate fi depusă prin intermediul portalului de servicii on-line, la ghișeu ori prin transmitere prin intermediul serviciilor de poştă sau curierat, urmând ca ulterior sa fie soluționată de către registratorul de registrul comerțului.
În vederea depunerii cererii :
1) persoanele juridice în situația în care:
procedează doar la actualizarea obiectului de activitate, completează cererea de înregistrare în registrul comerțului (Anexa 2a) la secțiunea V ”Obiectul cererii privind înregistrarea în registrul comerțului” pct. 8 „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”, fără a fi necesar a depune alte documente, cu excepția dovezii privind împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile legale (original), dacă este cazul;
odată cu actualizarea obiectului de activitate solicită înregistrarea unei/unor alte/altor mențiuni în registrul comerțului, la secțiunea V ”Obiectul cererii privind înregistrarea în registrul comerțului” din cererea de înregistrare în registrul comerțului (Anexa 2a) completează pct. 8 „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3” și pct.4 ”înscriere mențiuni pentru firma…” cu bifarea casetei corespunzătoare modificării/modificărilor de la pct. 4.1, 4.2 sau 4.3, după caz, cu precizarea că documentele depuse în susținerea cererii de înregistrare la oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunal, trebuie să fie întocmite potrivit CAEN Rev. 3 (ghidurile privind documentele ce se depun în susținerea cererii pot fi consultate pe pagina de internet a Oficiului Național al Registrului Comerțului – Secțiunea Mențiuni);
actualizarea obiectului de activitate implică detalierea sau agregarea claselor CAEN, așa cum sunt descrise în tabelul de corespondență, la secțiunea V ”Obiectul cererii privind înregistrarea în registrul comerțului” din cererea de înregistrare în registrul comerțului (Anexa 2a) completează pct. 8 „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3” și pct.4 ”înscriere mențiuni pentru firma…” cu bifarea la pct. 4.1 ” acte și fapte pentru care legea prevede obligația înscrierii” a casetei ”modificare obiect de activitate”, cu precizarea că documentele, depuse în susținerea cererii de înregistrare la oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunal, trebuie să fie întocmite conform CAEN Rev. 3; (ghidurile privind documentele ce se depun în susținerea cererii pot fi consultate pe pagina de internet a ONRC - la Secțiunea Mențiuni);
2) persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale (II) și întreprinderile familiale (IF) în situația în care:
procedează doar la actualizarea obiectului de activitate, completează cererea de înregistrare în registrul comerțului (Anexa 2b) la secțiunea dedicată de la pct. VII – „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”, fără a fi necesar a depune alte documente, cu excepția, dovezii privind împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile legale (original), dacă este cazul;
odată cu actualizarea obiectului de activitate solicită înregistrarea unei alte mențiuni în registrul comerțului, completează cererea de înregistrare în registrul comerțului (Anexa 2b), atât la secțiunea dedicată de la pct. VII – „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”, cât şi la Secțiunea VI ”Obiectul cererii privind înregistrarea în registrul comerțului, …” prin bifarea corespunzătoare a casetei pct. 2.1, 2.2 sau 2.3, după caz, cu precizarea că documentele depuse în susținerea cererii de înregistrare la oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunal, trebuie să fie întocmite potrivit CAEN Rev. 3 (informații referitoare la documentele ce se depun în susținerea cererii pot fi consultate pe pagina de internet a ONRC, www.onrc.ro - la Secțiunea Mențiuni);
actualizarea obiectului de activitate implică detalierea sau agregarea claselor CAEN, așa cum sunt descrise în tabelul de corespondență, completează cererea de înregistrare în registrul comerțului (Anexa 2b) la secțiunea de la pct. VII „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”, realizând bifarea casetelor ”modificare” și ”actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”, cu precizarea că documentele, depuse în susținerea cererii de înregistrare la oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunal, trebuie să fie întocmite conform CAEN Rev. 3 (ghidurile privind documentele ce se depun în susținerea cererii pot fi consultate pe pagina de internet a ONRC - la Secțiunea Mențiuni).
În toate situațiile care implică actualizarea obiectului de activitate, oficiul registrului comerțului emite, cu titlu gratuit, un nou certificat de înregistrare, precum şi informații punctuale la zi din registrul comerțului.
Pentru acele cereri care sunt înregistrate anterior datei de 31 decembrie 2024, inclusiv, și care au depuse în susținere documente întocmite conform CAEN Rev. 2, rămân aplicabile dispozițiile Ordinului INS nr. 337/20.04.2007 privind actualizarea Clasificării activităților din economia națională - CAEN Rev.2 și se vor soluționa ca atare, chiar dacă termenul de soluționare este stabilit după data de 1 ianuarie 2025, actualizarea obiectului de activitate conform noii clasificări CAEN Rev. 3 se va putea face ulterior și va impune depunerea unei noi cereri, care să reflecte modificările necesare conform acestei clasificări. Această lucru nu limitează dreptul solicitantului ca, până la termenul de soluționare, să depună, în completarea cererii inițiale, documentele întocmite conform CAEN Rev. 3 și să efectueze completarea secțiunii dedicate actualizării obiectului de activitate.
Certificatele de înregistrare şi certificatele constatatoare emise, de oficiile registrului comerțului, anterior datei de 01.01.2025, ca urmare a înregistrării datelor din declarația-tip pe propria răspundere privind autorizarea funcționării sau desfășurării activității, vor fi valabile până la data actualizării obiectului de activitate.