Forgetting important things
Various things expire, which can trigger consequences such as having the company suspended - or having to pay higher taxes. Registered office, administrator mandate, revaluation reports, insurance etc. - all these can expire, sometimes with strong negative consequences.
var expiryDate: Int (Date)?Seemingly simple things, such as an expired office rent contract, or the expiration of the company's administrator mandate at the Trade Registry, can have detrimental consequences on my business in Romania.
Because the Trade Registry and the Tag Agency are interconnected, my business may lose its VAT code, I may wake up with blocked accounts or even with the company suspended.
In the absence of the VAT code, I will no longer be able to do business with companies from outside Romania, I will waste time and energy.
In addition, when a VAT code is cancelled, cascading problems can occur for all companies of the same administrator/shareholder and obtaining a new VAT code can be very difficult, borderline impossible.
Expired office rent contract
The VAT code is cancelled and the activity is suspended.
Expired administrator’s mandate
The company's activity is suspended.
Neglecting the 6-months rule
If 6 months pass without any transaction on the account, the bank suspends or closes the account.
Also, if I do not register transactions in the Tax Form 300 VAT Return, and my business in Romania registers zero tax returns either 2 quarters in a row or 6 months in a row, the Tax Agency cancels my VAT code.
Becoming a high risk taxpayer
Criteria for assessing fiscal risk include:
OFFICE
1.1 The registered office of the company is established at the office of the lawyer and is used in a legal assistance contract, and the taxable person analysed does not have a secondary office (s) (working points).
1.2 The registered office of the taxable person is used in a loan agreement for a period less than or equal to 1 year and the taxable person analysed does not have a secondary office / offices (working points).
EMPLOYEES
2.1 The average number of employees is less than 1 employee. Employee means the person for whom at least 20 hours actually worked per month have been declared, regardless of the type of insurance from the point of view of the employment contract. The contracts concluded with the persons employed in the position of economic director, chief accountant are excluded from the employment contracts.
ACCOUNTING SERVICES
3.1 The analysed taxable person does not have a designated person to lead the accounting department, including the situation in which the analysed taxable person has not concluded service contracts with natural / legal persons active members of CECCAR, if the accounting is organised and conducted on the basis of contracts for the provision of services in the field of accounting.
INCONSISTENCIES
4.1 The taxable person analysed records significant discrepancies between the information entered in its own tax / information / recapitulative statements, respectively between the information recorded in its own tax / information / recapitulative statements in relation to its partners (suppliers / customers), including significant discrepancies found after analysing the information provided by third parties, other than those relating to tax / information / recapitulative statements.
TAX RESIDENCY
5.1 At least one of the administrators - natural persons - of the analysed taxable person is a foreign citizen who does not have a tax residence in Romania and the share capital of the analysed taxable person is below 45,000 lei.
Cum să (nu) pierd codul de TVA
Uit lucruri importante în relația cu Registru Comerțului
Lucruri aparent simple, precum un contract expirat de chirie sau expirarea mandatului de administrator al companiei la Registrul Comerțului, pot avea consecințe nefaste asupra afacerii mele din România.
Fiindcă Registrul Comerțului și ANAF sunt interconectate, afacerea mea poate să își piardă codul de TVA, pot să mă trezesc cu conturile blocate sau chiar cu firma suspendată.
În lipsa codului de TVA nu voi mai putea face afaceri cu firme din afara României, voi pierde timp și energie.
În plus, când un cod de TVA este anulat, pot apărea probleme în cascadă pentru toate firmele aceluiași administrator / acționar, iar obținerea unui nou cod de TVA poate fi foarte dificilă, uneori imposibilă.
Îmi expiră contractul de sediu
Codul de TVA este anulat iar activitatea este suspendată.
Îmi expiră mandatul de administrator
Activitatea companiei este suspendată.
Neglijez regula celor 6 luni
Dacă trec 6 luni fără vreo tranzacție pe cont, banca suspendă sau închide contul.
Dacă nu înregistrez tranzacții în Declarația TVA D300, iar afacerea mea din România înregistrează declarații fiscale cu valoare zero fie 2 trimestre la rând, fie 6 luni la rând, fiscul îmi anulează codul de TVA.
Ajung să prezint risc fiscal ridicat
Criteriile pentru evaluarea riscului fiscal în cazul anulării înregistrării în scopuri de TVA potrivit art. 316 alin. (11) lit. h) din Codul fiscal, precum și pentru evaluarea riscului fiscal în cazul persoanelor impozabile care solicită înregistrarea în scopuri de TVA potrivit art. 316 alin. (12) lit. e) din Codul fiscal care au avut anulată înregistrarea în scopuri de TVA potrivit art. 316 alin. (11) lit. h) din Codul fiscal în baza procedurii de evaluare a riscului fiscal includ:
SEDIU
1.1 Sediul social al persoanei impozabile analizate este stabilit la sediul profesional al avocatului și este utilizat în cadrul unui contract de asistență juridică, iar persoana impozabilă analizată nu deține sediu/sedii secundar/secundare (puncte de lucru).
1.2 Sediul social al persoanei impozabile este utilizat în cadrul unui contract de comodat pe o perioadă mai mică sau egală cu 1 an și persoana impozabilă analizată nu deține sediu/sedii secundar/secundare (puncte de lucru).
SALARIAȚI
2.1 Media numărului de salariați este mai mică de 1 salariat. Prin salariat se înțelege persoana pentru care au fost declarate cel puțin 20 de ore efectiv lucrate în lună, indiferent de tipul de asigurat din punctul de vedere al contractului de muncă. Din cadrul contractelor de muncă sunt excluse contractele încheiate cu persoanele angajate în funcția de director economic, contabil-șef.
SERVICII CONTABILE
3.1 Persoana impozabilă analizată nu are desemnată o persoană care să conducă compartimentul de contabilitate, inclusiv situația în care persoana impozabilă analizată nu are încheiate contracte de prestări servicii cu persoane fizice/juridice membre active CECCAR, în cazul în care contabilitatea este organizată și condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilității.
NECONCORDANȚE
4.1 Persoana impozabilă analizată înregistrează neconcordanțe semnificative între informațiile înscrise în declarațiile fiscale/informative/recapitulative proprii, respectiv între informațiile înregistrate în declarațiile fiscale/informative/recapitulative proprii în relația cu partenerii săi (furnizori/clienți), inclusiv neconcordanțe semnificative constatate în urma analizării informațiilor furnizate de terți, altele decât cele care privesc declarațiile fiscale/informative/recapitulative.
REZIDENȚĂ FISCALĂ
5.1Cel puțin unul dintre administratorii - persoane fizice - persoanei impozabile analizate este cetățean străin care nu deține rezidență fiscală în România și capitalul social al persoanei impozabile analizate este sub 45.000 lei.
Legislația (Ordinul președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală nr. 239/2021) spune că “În cazul persoanelor impozabile cărora li s-a comunicat şi decizia de anulare a înregistrării în scopuri de TVA, compartimentul de specialitate înscrie persoana impozabilă şi în Registrul persoanelor impozabile a căror înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316 din Codul fiscal, a fost anulată”.