top of page
Writer's pictureBogdan Nastase
Apr 1, 202110 min read

Get VAT code Romania: how to get the VAT registration number in Romania

Updated: Jul 15

 

🔜 Update coming


 

4 cases of obtaining the Romanian VAT code:

A laptop open, with the text "Get VAT" written on the screen

Practical details: it is very important to have a headquarters contract, both for opening the company and for obtaining the VAT code. If I carry out an activity for which it is important to have a VAT code, I must know that ANAF does not register my company for VAT purposes, as a VAT payer, if I do not have a lease for a period of at least one year. When I choose my accounting firm, I can ask them if it gives me the opportunity to have the headquarters of my company in the building of the accounting firm, without carrying out the actual activity at the headquarters of the accounting firm, but to my clients. Thus, on the one hand, I will get a positive score from ANAF because an accounting firm, member of the national professional body CECCAR, is taking care of my accounting accounts, and, on the other hand, I will also get a score for stability with the registered office; thus, I will be able to get the VAT code more easily.


The most recent legislation is the Order of the President of the National Agency for Fiscal Administration no. 239/2021 for the approval of the Registration Procedure for value added tax purposes, according to the provisions of art. 316 para. (1) lit. a), b) or c) of Law no. 227/2015 on the Fiscal Code (OJ no. 182 of 23 February 2021).


Let's begin:



Case 1. The VAT code at the launch of the business - or at any time up to the revenue threshold of RON 300,000


Obtaining the VAT code once the business is launched - or at any time up to the threshold of RON 300,000 (three-hundred-thousand) - is called “registration for VAT purposes by expressing an option”.


var optionalVatCode: Bool?

The list of documents I have to submit to get this optional VAT code includes:

  • VAT registration request - Tax Form 098;

  • an affidavit (Statement on my own responsibility) for the VAT registration. It is the best to fill it in together with my accountant or tax consultant, to sign it, then my accountant or tax consultant uploads it on the Tax Agency platform;

  • also, my accountant will fill in for me the heading "Data on the tax profile" in the section "Value added tax" of the Statement of mentions – Tax Form 010;

  • I also need to attach a proof of submission of the affidavit without validation errors.


Typical reasons for rejecting my application for a VAT code include:

  • being in insolvency,

  • if the contract for the company's registered office is with a law firm.

  • if the contract for the company's registered office has a short duration, less than one year, then the application is also rejected.

  • in case I have a criminal record, for deeds sanctioned by the fiscal, accounting or customs legislation - and by the one regarding the financial discipline - then the application is rejected as well.


var solvency: Bool?

According to the World Bank, which ranks in a Doing Business Index a number of 190 economies, Romania, before the pandemic, was in position 55. It seemed easier to start a business in Romania: the position has increased from 111 to 91 since the last World Bank report, also because voluntary registration for VAT purposes is less time consuming than mandatory registration.



Case 2. The VAT code above the revenue threshold of RON 300,000


I have to register my business for VAT purposes in 10 days after it exceeds the revenue threshold of RON 300,000.


var standardVatCode: Bool?

If I do not have a Romanian Personal Numeric Code (=ro. Cod Numeric Personal, CNP), obtaining the VAT code for my business in Romania is done in two stages:


  1. I must register with the Tax Agency as a natural person, obtaining a foreigner’s tax identification number (NIF). The documents I need to present to the tax authorities include:

    1. the Tax Form 030 for the tax registration of the individuals who do not have a Romanian Personal Numerical Code;

    2. a copy of my ID;

    3. a copy of the Certificat de Înregistrare (CUI) (=en. Registration Certificate) from the Trade Registry;

    4. a copy of the Certificat Constatator forma extinsă (=en. extended format of the Trade Registry Statement);

    5. Power of Attorney & a copy of the ID of the delegate if I mandate someone to get the code on my behalf.

  2. I submit the file for obtaining the VAT code for my business in Romania. The documents I have to present to the tax authorities include:

    1. the Tax Form 010;

    2. a trial balance showing the passing of the threshold;

    3. my ID;

    4. the IDs of the other shareholders, if any;

    5. a copy of the Certificat de Înregistrare (CUI) (=en. Registration Certificate) from the Trade Registry;

    6. a copy of the Certificat Constatator forma extinsă (=en. extended format of the Trade Registry Statement);

    7. a copy of the Act Constitutiv (=en. Articles of Association);

    8. a bank statement for my business in Romania (proof of having a business current account, not just the social capital account);

    9. a copy of the rent contract, with a duration of more than 1 year;

    10. a written statement on my own responsibility for VAT registration;

    11. a written statement on my own responsibility that I am not an associate/administrator for another company in Romania which is in insolvency/bankruptcy;

    12. a written statement on my own responsibility that I do not have a criminal record;

    13. a written statement on my own responsibility that I have not been a shareholder in another Romanian company which got its VAT code cancelled;

    14. Power of Attorney and a copy of the ID of the trustee.


Case 3. Special VAT code for intra-Community transactions


My business in Romania is not registered as a VAT payer, but I have to make a one-off transaction with a company from the EU, outside of Romania. Normally I should register my business in Romania for VAT purposes - but there is also an alternative: the special VAT code for intra-community transactions.


var specialEuVatCode: Bool?

After obtaining this special VAT code I will pay 19% VAT in Romania for the intra-community transaction when I buy something from an EU supplier, but I will not be registered as a standard VAT payer for transactions with other companies from Romania. Getting this VAT code involves a visit to the Tax Agency with a set of documents (Tax Form 091, Power of Attorney, recent trial balance - plus a Power of Attorney and the ID of my delegate, if I am sending somebody else on my behalf), and it takes 1 week to obtain. When it is ready, I will need to go there again to pick it up, either myself or my delegate.


Case 4. VAT code for e-commerce

This type of VAT code is for companies outside Romania that sell in Romania, by means of distance selling, above the threshold of EUR 25,000 (twenty-five-thousand), the equivalent of RON 118,000 (one-hundred-eighteen-thousand).


var eCommerceVatCode: Bool?

The documents I have to present to the tax authorities in this case include:

  • a mandate, in Romanian, for the accounting firm that will represent my business outside Romania (Company A) for the purposes of the VAT registration: Company A empowers Company B to represent Company A in front of theTax Agency for the obtaining of the VAT code, in original;

  • a legalised copy of the VAT code of my Business outside Romania (Company A) from the country of origin of Company A, accompanied by a translation in Romanian by a legalised translator;

  • an affidavit (Statement on my own responsibility), in Romanian, about the type of activity I want to run in Romania;

  • copies from a couple of invoices, so that the Tax Agency sees that I have invoiced in Romania;

  • a sales ledger for the current year, in original;

  • if applicable: a copy of the courier contract with which I deliver the goods.

  • the Tax Form 015 will be filled in by my accounting firm in Romania and filed in original, together with the rest of the documents above.


For more such useful hints:


cover of the book "My Business in Romania" by Maria Piroi and Bogdan Nastase


Now available also in the Apple Books Store and the Google Play Store.


 


Cum obțin codul de TVA?


În continuare voi citi despre 4 cazuri de obținere a codului de TVA:


Detalii practice: este foarte important să am un contract de sediu, atât pentru deschiderea companiei cât și pentru obținerea codului de TVA. Dacă desfășor o activitate pentru care este important să am cod de TVA, trebuie să știu că ANAF nu îmi înregistrează compania în scopuri de TVA, ca și plătitor de TVA, dacă nu am un contract de închiriere pe o perioadă de cel puțin un an. Când îmi aleg firma de contabilitate, pot să îi întreb dacă îmi oferă posibilitatea de a avea sediul social al firmei mele în clădirea firmei de contabilitatea, fără ca să desfășor activitatea propriu-zisă la sediul firmei de contabilitate, ci la clienții mei. Astfel, pe de o parte, voi obține punctaj pozitiv din partea ANAF fiindcă o firmă de contabilitate, membră CECCAR, ce îmi ține contabilitate, iar, pe de altă parte, voi obține punctaj și pentru stabilitate cu sediul social; astfel, pot obține codul de TVA mai ușor.


Cea mai recentă legislație o reprezintă Ordinul președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală nr. 239/2021 pentru aprobarea Procedurii de înregistrare în scopuri de taxă pe valoarea adăugată, potrivit prevederilor art. 316 alin. (1) lit. a), b) sau c) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal (MO nr. 182 din 23 februarie 2021).


Primul caz:



Cazul 1. Codul de TVA la lansarea afacerii - sau oricând până în pragul de 300.000 lei cifra de afaceri


Obținerea codului de TVA odată cu lansarea afacerii - sau oricând până în pragul de 300.000 lei - se numește înregistrarea în scopuri de TVA prin opțiune.


Lista de documente pe care trebuie să le depun include:

  • Cererea de înregistrare în scopuri de TVA - formular 098.

  • Declarație pe propria răspundere pentru înregistrarea în scopuri de TVA. Este bine să o completez împreună cu contabilul sau consultantul meu fiscal, să o semnez, apoi contabilul sau consultantul meu fiscal o încarcă pe platforma ANAF.

  • De asemenea, contabilul meu va completa în numele meu rubrica "Date privind vectorul fiscal", secțiunea "Taxa pe valoarea adăugată" din Declarația de mențiuni - formular 010.

  • Trebuie să atașez, de asemenea, și dovada transmiterii declarației pe propria răspundere, fără erori de validare.


Motive tipice care conduc la respingerea cererii:

  • cererea este respinsă dacă afacerea mea din România este în insolvență;

  • cererea este respinsă în cazul în care contractul pentru sediu social al companiei este la un cabinet de avocat;

  • cererea este respinsă în cazul în care Contractul pentru sediu social al companiei are o durata scurta, sub un an;

  • cererea este respinsă în cazul în care am cazier fiscal, pentru fapte sancționate de către legislația fiscală, contabilă, vamală şi de către cea care privește disciplina financiară.


Conform Băncii Mondiale, care ierarhizează într-un Doing Business Index un număr de 190 de economii din punct de vedere al ușurinței de a face afaceri, România, înainte de pandemie, era pe poziția 55. Pare mai ușor de pornit o afacere în România: poziția a crescut de la 111 la 91 față de ultimul raport al Băncii Mondiale, iar înregistrarea voluntară în scopuri de TVA este mai puțin consumatoare de timp decât înregistrarea obligatorie. Să o vedem, într-adevăr, pe cea obligatorie:



Cazul 2. Codul de TVA la depășirea pragului de 300.000 lei cifra de afaceri


Trebuie să îmi înregistrez afacerea în scopuri de TVA în 10 zile după ce depășesc venitul de 300.000 lei.


Dacă nu am Cod Numeric Personal (CNP) românesc, obținerea codului de TVA pentru afacerea mea din România este realizată în două etape:


A. Trebuie să mă înregistrez la fisc ca și persoană fizică, obținând un NIF (Număr de Identificare Fiscală). Documentele pe care trebuie să le prezint organelor fiscale includ:


B. Depun dosarul pentru obținerea codului de TVA pentru afacerea mea din România. Documentele pe care trebuie să le prezint organelor fiscale includ:

  • Declarația 010;

  • balanța de verificare în care să se vadă depășirea plafonului;

  • copie după actul meu de identitate;

  • copie după actele de identitate ale celorlalți asociați, dacă există;

  • copie a Certificatului de Înregistrare (CUI) de la Registrul Comerțului;

  • copie a Certificatului Constatator forma extinsă de la Registrul Comerțului;

  • copie a Actului Constitutiv;

  • extras de cont al afacerii mele din România - dovada că am un cont curent, nu doar contul de capital social;

  • copie a contractului de chirie, cu o durată mai mare de 1 an;

  • declarație pe propria răspundere pentru înregistrarea în scopuri de TVA;

  • declarație pe propria răspundere că nu sunt acționar/administrator al unei alte companii din România care să fie în insolvență/faliment;

  • declarație pe propria răspundere că nu am cazier judiciar;

  • declarație pe propria răspundere că nu am fost asociat în altă firmă din România care și-a pierdut codul de TVA;

  • împuternicire;

  • copie după ID-ul împuternicitului.



3. Codul special de TVA pentru tranzacții intra-comunitare


Afacerea mea din România nu este înregistrată ca și plătitor de TVA, însă trebuie sa efectuez o tranzacție cu o companie din UE. În mod normal ar trebui să îmi înregistrez afacerea din România în scopuri de TVA - însă există și o alternativă: codul special de TVA pentru tranzacții intra-comunitare.


După ce obțin acest cod special de TVA voi plăti TVA 19% în România pentru tranzacția intra-comunitară atunci când cumpăr ceva de la un furnizor din UE, însă nu voi fi înregistrat ca și plătitor standard de TVA în România pentru tranzacțiile cu alte companii din România. Obținerea acestui cod special de TVA implică o vizită la fisc, cu un set de documente (Declarația 091, împuternicire) și durează 1 săptămână să îl obțin. Când este gata codul, trebuie să mă duc tot fizic să îl iau, fie personal fie să trimit un delegat.



4. Codul de TVA pentru e-commerce


Acest tip de cod de TVA este pentru companii din afara României care vând în România, prin mijloace de vânzare la distanță, peste pragul de EUR 25.000 (douăzeci-și-cinci-mii), echivalentul de atunci al RON 118.000 (o-sută-optsprezece-mii).


Documentele pe care trebuie să le prezint la fisc includ:

  • un mandat, în limba română, prin care afacerea mea din afara României (Compania A) împuternicește firma mea de contabilitate din România (Compania B) să o reprezinte pentru înregistrarea în scopuri de TVA în fața fiscului, în original;

  • o copie legalizată a codului de TVA al companiei mele din afara României (Compania A) din țara de origine a Companiei A, însoțită de o traducere în română efectuată de către un traducător autorizat, în copie legalizată;

  • câteva facturi, astfel încât fiscul să vadă că am facturat în România, în copie;

  • un registru de vânzări pentru anul în curs, în original;

  • dacă este aplicabil: copie a contractului de curierat prin care livrez bunurile, în copie;

  • Declarația 015 va fi completată de către firma mea de contabilitate din România și trebuie să o prezint în original.



bottom of page