EU Adopts Electronic VAT Exemption Certificate

The European Union has taken another step towards digitalisation by adopting the electronic VAT exemption certificate. This initiative, published in the Official Journal of the EU on 28 February 2025 under Implementing Regulation (EU) 2025/428, will replace paper certificates currently used for VAT-exempt transactions.

The goal is to simplify tax compliance, reduce administrative burdens, and enhance efficiency for businesses, embassies, international organizations, and military forces benefiting from VAT exemptions.

Who Will Be Affected?

The new electronic VAT exemption certificate will impact:

• Diplomatic missions and embassies purchasing VAT-exempt goods and services.

• International organisations and EU bodies entitled to VAT exemptions.

• Armed forces operating under NATO or EU frameworks requiring VAT-free supplies.

• Suppliers and service providers handling VAT-exempt transactions across the EU.

• National tax administrations tasked with certifying exemptions and processing claims.

What Will the Electronic VAT Exemption Certificate Change?

Currently, VAT exemptions require physical certificates issued and validated by authorities in EU Member States. The new electronic system will replace these paper-based processes with a standardised digital form.

The electronic VAT exemption certificate will contain essential details such as:

1. Identification data of the eligible entity, including official registration numbers.

2. Information on the competent authority certifying the exemption.

3. Declaration from the eligible entity on the intended use of the goods/services and confirmation of VAT exemption conditions.

4. Description of goods/services, including quantity, value, and specific details such as vehicle registration numbers or real estate locations.

5. Certification by the host Member State's tax authority confirming eligibility.

6. Supplier or service provider details, including VAT identification numbers.

When Will the Changes Take Effect?

The electronic VAT exemption certificate will become mandatory on 1 July 2031. However, to ensure a smooth transition, Member States will have an additional one-year period (until 30 June 2032) where both digital and paper formats can be used.

Additionally, until mid-2032, Member States may opt to:

• Continue using paper certificates from Annex II of Implementing Regulation (EU) No 282/2011.

• Implement their own national electronic systems for VAT exemption documentation.

---

Consiliul UE a adoptat certificatul electronic de scutire de TVA

---

În Jurnalul Oficial al UE seria L din 28 februarie 2025 a fost publicat Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2025/428 al Consiliului din 18 februarie 2025 de modificare a Regulamentului de punere în aplicare (UE) nr. 282/2011 în ceea ce privește certificatul electronic de scutire de TVA.

Au fost adoptate noi reguli menite care au rolul de a înlocui certificatele pe hârtie utilizate în prezent pentru declararea scutirilor de la TVA) în UE cu un nou formular electronic.

Certificatele pe hârtie, utilizate atunci când bunurile sunt scutite de TVA, vor fi înlocuite cu un certificat electronic.

Setul de date al certificatului electronic include cel puțin:

1. datele de identificare ale organismului sau persoanei eligibile, inclusiv un număr de identificare eliberat de statul membru gazdă, dacă este disponibil;

2. datele de identificare ale autorității competente care certifică scutirea;

3. declarația organismului sau a persoanei eligibile cu privire la utilizarea preconizată a bunurilor și serviciilor achiziționate și cu privire la îndeplinirea condițiilor pentru scutire stabilite de statul membru relevant;

4. descrierea, cantitatea și valoarea, fără TVA și accize, a bunurilor și serviciilor pentru care se solicită scutirea, inclusiv numărul de identificare al vehiculului sau adresa și scopul utilizării bunului imobil, dacă este necesar;

5. certificarea de către autoritatea competentă a statului membru gazdă;

6. informații privind furnizorul sau prestatorul, inclusiv numele și adresa, statul membru de stabilire și codul de înregistrare în scopuri de TVA/accize sau codul de înregistrare fiscală.

Această schimbare va simplifica și va eficientiza procesul pentru companii și administrații atunci când bunurile sunt importate pentru ambasade, organizații internaționale sau forțe armate.

Urmează ca specificațiile IT necesare să fie discutate în grupuri de experți și stabilite prin acte de punere în aplicare ale Comisiei.

Noile măsuri vor intra în vigoare la 1 iulie 2031, cu o perioadă de tranziție suplimentară de un an, timp în care statele membre vor putea folosi atât formatul electronic, cât și cel pe hârtie.

Prin derogare, statele membre pot opta să utilizeze, pentru orice operațiune efectuată până la 30 iunie 2032:

• certificatul pe suport de hârtie prevăzut în anexa II la Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 282/2011 al Consiliului (*1); sau

• în cazul în care TVA este datorată în statul membru gazdă, orice sistem electronic pe care un stat membru îl utilizează sau orice altă versiune pe suport de hârtie a certificatului pe care un stat membru îl furnizează.