Basic conditions, mandatory preliminary cross-checks and VAT refund advice for a business in Romania
What are the basic conditions for a VAT refund?
Before the pandemic
I had to have a refund of more than RON 5 000
There were several risk indicators on the basis of which the VAT was reimbursed:
Headquarters
Administrators
Revenue
Loss
All tax returns submitted
etc.
During the pandemic
I must have a refund of more than RON 5 000
the new rule is that VAT is reimbursed without control for a period of less than one year. If I have VAT that I have rolled every month for more than a year, I will not receive VAT without an inspection.
What should I check for before ticking the VAT fund request?
I have to make sure that what I have in the accounting and in the VAT return and in the taxpayer file from ANAF is identical.
When it does not correspond, I will receive a letter from ANAF inviting me to correct data, as the accounting records and the VAT return do not correspond to the taxpayer file.
The invoices I issue having as object services and which my accountant records in Tax Form 394 need to be accompanied by service reception notes. For unrecorded revenue, i.e. the services I rendered but not yet invoiced, I need to offer my accountant supporting documents, such as service reception notes. The service reception note is a document related to the collecting of the VAT - and it is very important for the companies which are VAT payers.
For example: I provide IT services and the services were received on 20 August. I issue the invoice on 6 September. VAT is due for August, not September.
If I intend to deduct travel costs with fuel, then I need to have travel documents (=ro. foi de parcurs). If I cannot present travel documents, then I am only entitled to deduct half of the VAT.
The fuel receipts must include the tax code of my business in Romania.
What is the recommendation? Do I tick the VAT refund request or not?
The recommendation is to tick the VAT refund request regularly.
Care sunt condițiile în care pot primi TVA-ul înapoi?
Înainte de pandemie
Trebuia sa am suma de rambursat mai mare de RON 5 000;
Erau stabiliți indicatorii de risc pe baza cărora se rambursa TVA-ul:
Sediul;
Administratorii;
Cifra de afaceri;
Pierderea;
Toate declarațiile fiscale depuse;
etc.
În timpul pandemiei
Trebuie să am suma de rambursat mai mare de RON 5 000;
Odată cu venirea pandemiei, noua regulă este că TVA-ul se rambursează fără control celor care solicită TVA de rambursat aferent unei perioade mai mici de un an. Dacă am TVA pe care l-am rostogolit lună de lună timp de mai mult de un an, nu voi primi TVA-ul fără control.
Ce masuri trebuie sa iau înainte de a bifa decontul de TVA?
Trebuie să mă asigur că ceea ce am în contabilitate și în decontul de TVA și în fișa pe plătitor de la ANAF este identic.
Când nu corespunde, voi primi o scrisoare de la ANAF în care mă invită sa corectez, întrucât evidența contabilă și decontul de TVA nu corespund cu fișa pe plătitor.
Facturile pe care le emit având ca obiect servicii și pe care contabilul meu le înregistrează în Declarația 394 trebuie să fie însoțite de procese-verbale de recepție a serviciilor. Pentru serviciile prestate şi încă nefacturate trebuie să prezint, de asemenea, procesul-verbal de recepție a acestora. Procesul-verbal de recepție a serviciilor reprezintă un document de colectare a taxei pe valoarea adăugată, fiind deosebit de important pentru companiile care sunt plătitoare de TVA.
De exemplu, ofer servicii IT iar serviciile au fost recepționate pe 20 august; emit factura pe 6 septembrie. TVA-ul este datorat pentru luna august, nu septembrie.
Dacă trebuie să deduc cheltuieli de transport cu combustibilul, atunci trebui să prezint documente de călătorie: foi de parcurs. Dacă nu pot prezenta documente suport și nu întocmesc foi de parcurs, atunci am dreptul să deduc doar jumătate din TVA-ul aferent bonurilor fiscale de combustibil.
Bonurile de combustibil trebuie să conțină obligatoriu codul fiscal - cu prefixul RO.
Care este recomandarea? Bifez sau nu decontul de TVA?
Recomandarea este sa bifez decontul de TVA cu regularitate.